Åpenhet er viktig for alle medlemskommunene til IKT Orkidé, og de har allerede publisert dokumenter i fulltekst fra sak og arkivsystemet i mange år. Kommunene har gode rutiner for å kvalitetssikre publisering, men dokumentproduksjonen øker og øker. Det blir mer og mer å sjekke. Kommunene trenger en ny type arkivkollega. Da måtte vi hjelpe leverandøren å utvikle en arkivinspektør som ikke blir sliten eller blind etter å ha sjekket dokumenter hele dagen, sier prosjektleder i IKT Orkidé Kathrine Tømmervåg.
Ny teknologi
En årvåken «robot» leser grundig alle dokumenter som sendes inn og ut av kommunene, og følger nøye med for at vi ikke personopplysninger skal publiseres. På den måten kan kommunene fortsatt praktisere åpenhet ved å publisere dokumentene i sin helhet. Dette gjelder selvsagt ikke dokumenter som inneholder informasjon som må skjermes grunnet lov eller forskrift.
-At datatilsynet har økt fokus på kommunenes tiltak for å beskytte personopplysninger, gjør vi må erkjenne at manuell kontroll ikke er tilstrekkelig og at vi kan glippe når dokumentmengden blir stor. Vår strategi er tydelig på at vi skal fornye eller lage noe nytt som skaper verdi for kommunen og innbyggerne når vi møter slike utfordringer, sier Arild Ovesen IT sjef i Kristiansund kommune.
Maskinlæring og kunstig intelligens
Tre kommuner i IKT Orkidé, Smøla, Surnadal og Kristiansund, har siden vinteren 2021 deltatt i et pilotprosjekt med Lillestrøm kommune og Tietoevry knyttet til kommunenes saksbehandlingssystem og arkiv. Kommunene har bidratt med datamateriale og arkivkompetanse for å trene en «arkivinspektør», som leser hvert eneste ord og setning i alle dokumenter før publiseres.
Dokumenter som inneholder det som kan minne om sensitive personopplysninger blir fanget opp og sendt til en ekstra kontroll hos kommunens arkivtjeneste. IKT Orkidé har jobbet i styringsgruppen sammen med leverandør, og har vært med å sette retning og tempo for prosjektet som nå gjør at kommunene fortsatt kan publisere fulltekstdokumenter, til glede for innbyggere, næringsliv og presse.
Drift
I fjor høst var produktet klart, og de tre Nordmørskommunene kunne sette arkivinspektøren i drift. I januar og februar ble det gjennomført en komplett analyse av postlistene som allerede var publisert, og arkivinspektøren passer nå årvåkent på alle dokumenter som skal publiseres.
-Vi følger opp prosjektet nøye og erfaringene som blir gjort i de tre første kommunene deler vi med resten av kommunene. Vi forventer at arkivinspektøren eller tilsvarende løsning også blir tatt i bruk i resten av våre kommuner, sier Daglig leder i IKT Orkidé, Steinar Holm.
Avvik
I analysen av de allerede publiserte postlistene for Kristiansund kommune ble det avdekket tre avvik, altså dokumenter som var publisert og som inneholdt personopplysninger som ikke skulle vært lagt ut offentlig. Hensikten med prosjektet har vært å avdekke slike avvik. Poenget med innføringen av arkivinspektøren var nettopp at en robot er mye bedre i stand til å grundig undersøke alle dokumenter enn det et menneske er. Avvikene i de tre dokumentene ble håndtert etter kommunens retningslinjer for brudd på personvern, og det er sendt informasjon til alle berørte. Datatilsynet er også varslet om avviket, og dokumentene ble selvfølgelig umiddelbart fjernet fra kommunens innsynsløsning.
-Det er sterkt beklagelig at personopplysninger ble publisert og ikke oppdaget før det var gått lang tid, men det viser også at arkivinspektøren fungerer etter hensikten, og vil bidra til at ikke slike avvik oppstår i fremtiden, sier Arild Ovesen.
Innovasjonsmiljø
Kommunene i IKT Orkidé er takknemlige for at ny teknologi nå sørger for at åpenhet og meroffentlighet kan praktiseres med mye større sikkerhet, og IKT Orkidé vil understreke den store innsatsen for å sikre personvern og personopplysninger i kommunikasjonen med innbyggere og samarbeidspartnere i alle kanaler.
-Vi jobber kontinuerlig med våre fagmiljø og våre leverandører for å tilby trygge og gode innbyggertjenester, og ser alltid etter muligheter for å forbedre både tjenestekvaliteten og personvernet, sier Kathrine Tømmervåg i IKT Orkidé.