Avtale hjemmearbeid (hjemmekontor) i forbindelse med koronaviruset

 

 

Viser til:

 

Formål

Formålet med å iverksette hjemmekontor for ansatte som kan jobbe hjemme ifra er å unngå masseutbrudd av smitte lokalt. Samfunnsoppdraget er unngå å videre smitte for å beskytte personer med nedsatt immunforsvar og for å ikke overbelaste helsetjenesten.

 

Samtidig er det et mål å opprettholde kommunens tjenester på best mulig måte.

For å oppnå formålet må ansatte etter overgangen til hjemmekontor bare unntaksvis, og om det blir helt nødvendig, oppholde seg i kontorlokalene.

 

Virkeområde

Avtalen er et tillegg til kommunens øvrige reglement.

Avtalen gjelder fra dagens dato og inntil kriseledelsen trekker anmodningen om bruk av hjemmekontor.

 

Adgang til hjemmekontor

Kommunens ansatte er oppfordret til å benytte seg av muligheten til hjemmekontor, jf skriv «Informasjon til deg som ansatt og leder i Kristiansund kommune», datert 13. mars 2020.

 

Arbeidsgiver kan kalle tilbake arbeidstaker for å jobbe ved kommunale tjenestesteder ved behov.

 

Arbeidsoppgaver, arbeidsmiljø og HMS på hjemmekontoret

Det må tilrettelegges for at det er mulig for arbeidstaker å arbeide hjemmefra.

 

Leder må gjennomføre samtale med den ansatte om arbeidsmiljø og HMS på hjemmekontoret, og kartlegger kapasitet- og produksjonsmulighetene og behovet for nødvendig utstyr.

 

Arbeidsoppgaver og ukesvis oppfølging av disse avtales med nærmeste leder.

Arbeidsgiver stiller med nødvendig utstyr for at arbeidstaker skal kunne gjøre arbeidet hjemme ifra.

 

Arbeidsutstyr

Utstyr som den ansatte selv disponerer til daglig på sitt kontor kan lånes med hjem.

Utstyr som lånes med hjem skal registreres inn og ut av liste som nærmeste leder lager og gjør tilgjengelig på Teams. Listen skal være oppdatert til enhver tid.

 

Utstyr skal vaskes ned rett før det bringes hjem og rett før det tas med tilbake.

Dersom det er nødvendig med fellesutstyr som brukes, og som er viktig for arbeidsoppgaver til flere, tar den ansatte først kontakt med andre som bruker utstyret med formål å finne en felles løsning. Etterpå tar den ansatte kontakt med nærmeste leder.

 

Oppkoblinger til fagsystem

Veiledning for oppkobling finner du her.

Kontakt ServiceDesken, nærmeste leder eller annen ressursperson dersom det ikke fungerer.

 

Tidsregistrering

Alminnelig arbeidstid gjelder.

De som har tilgang til Capitech registrerer arbeidstiden for gjeldende dag der. De som ikke har Capitech inngår avtale om registrering av arbeidstid med nærmeste leder.

Arbeidstaker har mulighet for å inngå avtale om fleksitid, jf. «Informasjon til deg som ansatt og leder i Kristiansund kommune», datert 16. mars 2020.

 

Tilgjengelighet

Arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver, kollegaer og andre samarbeidsparter i arbeidstiden på telefon, e-post og andre kommunikasjonskanaler, og delta på digitale møter.

 

Sensitive opplysninger

Ved bruk av hjemmekontorløsning skal taushetsplikten ivaretas. Dette innebærer at ansatte skal ta hensyn til hvor og når de bruker hjemmekontorløsningen, og hvordan de tar vare på fysiske dokumenter. Kommunens taushetsplikterklæring ligger på Losen.

 

Fradrag på skatten for bruk av hjemmekontor

Ansatte kan ha krav på fradrag på skatten. Fradrag gis dersom ansatte benytter en del av boligen utelukkende til hjemmekontor. Vilkåret er at det dreier seg om et eget rom i hjemmet som utelukkende benyttes til inntektserverv.

 

Ansatte og ledere kan lese mer om dette her.