Fra lokale behov til digitale løsninger for hele landet

Avdeling for utvikling og digital innovasjon (AUDI) har de siste årene utviklet flere digitale løsninger med utgangspunkt i konkrete behov i kommunen. Noen av dem har senere blitt aktuelle for andre kommuner samt nasjonale fagmiljøer.

Her får laget tilbakemelding underveis i prosessen på hackathonet fra en av mentorene Ingunn Strand

Avdelingsleder Erik Ingebrigtsen mener en viktig forklaring er at arbeidet ikke starter med teknologien.

Vi starter med reelle problemer. Vi sitter tett på menneskene som skal bruke løsningene, bygger tidlig, tester og endrer retning når vi lærer noe nytt. Samtidig prøver vi å utvikle løsninger som ikke bare passer Kristiansund, men som løser problemer mange kommuner har, sier han.

Det har avdelingen blant annet erfart gjennom C19 og Påkobla hjelpemiddel. Begge startet med lokale behov, men fikk etter hvert interesse og betydning utenfor Kristiansund. Påkobla hjelpemiddel er i dag del av et samarbeid med andre kommuner og KS Digital.

Kort vei til dem som kjenner problemet

Nærheten til kommunens tjenester, medarbeidere og innbyggere er ifølge Ingebrigtsen en av avdelingens største fordeler.

-Vi trenger ikke å lage en teoretisk historie om hvordan en kommune fungerer. Vi kan gå bort til den som faktisk utfører oppgaven og spørre: Hvordan gjør du dette i dag? Hva er vanskelig? Kan du teste dette?

Når utviklerne og designerne kan observere arbeidsprosessene, stille spørsmål og få raske tilbakemeldinger, blir veien mellom behov og løsning kortere.

Her er hele laget samlet på scenen for en siste avgjørende "pitch" før dommerne avgjør hvilke tre lag som går videre i konkurransen. Ingunn Strand

Det gir tjenestedesignerne våre en svært kort læringssløyfe. Vi kan raskt finne ut om vi har forstått problemet riktig, sier Ingebrigtsen.

Ulike fagområder rundt samme bord

Avdelingen har samlet kompetanse innen utvikling, design, prosjektledelse, data og teknologi. Arbeidet blir dermed ikke sendt fram og tilbake mellom flere separate fagmiljøer.

-Vi kan sitte rundt det samme bordet, forstå problemet sammen og endre løsningen mens vi bygger den. Vi diskuterer ganske mye, men det gjør også at dårlige ideer dør tidlig og gode ideer blir bedre, sier Ingebrigtsen.

UX- og tjenestedesigner Hege Kristin Sjåvik Haande kartlegger behovene til dem som skal bruke løsningene. Hun utarbeider skisser som viser hvordan et system skal se ut og fungere, og følger prosjektene videre gjennom blant annet testing og fram mot lansering.

Sammensetningen av kompetansen er avgjørende for det vi klarer å skape. Teamet består også av mennesker med stort engasjement, der alle bidrar til at vi skal lykkes, sier Haande.

Min rolle har vært å gjøre ekko enkelt og intuitivt å bruke og sørge for at løsningen er universelt utformet. Jeg har også arbeidet med det visuelle uttrykket, blant annet logo og farger. Sammen med Hege har jeg designet hele brukerreisen – fra en medarbeider oppretter et nytt ekko, til det tas i bruk og medarbeideren begynner å kommunisere med sin digitale hjelper, sier Ragnhild Sjåvik Torbjørnsen.

Utvikler Alida Hjelljord trekker frem det samme.

-Vi har et godt sammensatt lag der alle rollene i et utviklingsteam er representert. Da kan jeg bidra med det jeg kan best, og støtte meg på resten av laget på områder der andre har mer kompetanse, sier hun.

Fra behov til prototype på tre dager

Denne uken prøver medarbeiderne ut arbeidsformen under GreenTechSee Hackathon. Her får deltakerne tre dager til å utvikle en løsning på et reelt problem.

Ifølge Ingebrigtsen kan mye skje på tre dager dersom laget klarer å avgrense oppgaven og begynner å bygge.

-Vi får samlet mennesker fra forskjellige deler av organisasjonen og kan gå fra et behov til en prototype som kan testes. Verdien ligger ikke bare i det som blir bygget. Beslutninger som ellers kan ta uker eller måneder, blir tatt på timer, sier han.

Utvikler Evy Jeanett Haaland mener den intensive arbeidsformen gjør det mulig å finne ut om en idé er verdt å arbeide videre med.

Det er spennende at vi sitter og jobber sammen som et lag over så mange timer. Det er gøy å gå fra idé til produkt på kort tid og få testet om noe er «liv laga», sier Haaland.

Hun mener det er en fordel at deltakerne allerede kjenner hverandre og jobber tett sammen i det daglige.

-Det er imponerende hvor mye vi har klart å utvikle på så kort tid. Det mest krevende har vært å velge hvilke ideer vi skulle prioritere, fordi vi ikke rekker å gjennomføre alt. Dette er første gang jeg deltar på et hackathon, og det har vært både inspirerende og lærerikt å se hvordan ulik kompetanse og tett samarbeid gjør oss i stand til å utvikle en løsning ingen av oss kunne ha laget alene, sier Torbjørnsen.

Haande opplever også at arbeidsformen skaper nye muligheter.

Det er kort vei til kompetansen og raske avklaringer. Da oppstår det ideer underveis som vi neppe ville ha oppdaget dersom vi hadde jobbet på tradisjonelt vis, sier hun.

Utvikler digitale hjelpere for medarbeidere

Under årets hackathon arbeider laget med løsningen «Ekko». Utgangspunktet er at våre medarbeidere bruker mye tid på å lete etter informasjon, sammenstille data og utføre gjentakende oppgaver i flere forskjellige systemer.

Dette gjelder blant andre saksbehandlere, ledere og medarbeidere innen økonomi, HR og tekniske tjenester. Tid brukt på intern administrasjon kan også få betydning for innbyggerne, fordi den ikke kan brukes på utvikling og levering av tjenester.

Arbeidstid er en av de knappeste ressursene vi har. Vi kommer ikke nødvendigvis til å få flere mennesker til å løse alle oppgavene kommunen skal håndtere framover. Derfor må vi bruke mennesker på det mennesker er gode på, og la teknologien ta mer av det repeterende arbeidet, sier Ingebrigtsen.

Tanken bak Ekko er at medarbeidere skal kunne lage sine egne digitale hjelpere ved å beskrive hva de ønsker hjelp til. En medarbeider kan for eksempel ha ett ekko som følger økonomien, ett som passer på frister og ett som forbereder saker.

-Du bygger laget. Ekko gjør jobben, sier Ingebrigtsen.

Kan gi lederen bedre oversikt

En leder kan i dag måtte åpne flere systemer for å undersøke økonomi, sykefravær, åpne avvik og saker som haster. Et ekko kan gjøre dette arbeidet på forhånd og gi lederen beskjed om hvilke saker som bør prioriteres.

Første presentasjon av ekko for forsamlingen. Ingunn Strand

Da slipper lederen å lete etter problemet før han eller hun kan begynne å løse det, forklarer Ingebrigtsen.

Ideen var opprinnelig bredere og handlet om hva intelligente assistenter og kunstig intelligens kunne gjøre på tvers av kommunen. Underveis ble laget mer opptatt av å lage en plattform der hver enkelt medarbeider kan bygge ett, ti eller hundre egne ekkoer tilpasset arbeidsoppgavene sine.

Laget har samtidig arbeidet med spørsmål knyttet til tilgang, kontroll og energibruk – og vurdert hvilke oppgaver som faktisk krever avansert kunstig intelligens.

Fra venstre Alida Hjelljord, Evy Jeanett Haaland og Hege Kristin Sjåvik Hånde jobber konsentrert med å lage et godt utkast til ekko. Ingunn Strand

Måtte velge bort gode ideer

Den største utfordringen under hackathonet har vært å avgrense arbeidet.

Når vi begynner å se mulighetene, er det fristende å ville bygge alt. Vi har måttet være harde på spørsmålet: Hva må vi faktisk bevise i løpet av disse tre dagene? sier Ingebrigtsen.

Målet er derfor ikke å koble løsningen til alle kommunens 83 fagsystemer. Laget skal i første omgang vise at en medarbeider kan lage en nyttig digital hjelper som arbeider trygt med virksomhetens informasjon. Hjelljord har vært med på å bygge demonstrasjonen av løsningen.

-Det spennende er at vi går fra en idé til en fungerende demo på så kort tid. Ved så rask utvikling kan det noen ganger bli litt «mange kokker og mye søl», men vi løser utfordringene fortløpende, sier hun.

Skal testes i reelle arbeidsprosesser

En prototype er ikke det samme som en ferdig løsning. Før Ekko eventuelt kan tas i bruk, må den testes sammen med medarbeidere i noen utvalgte arbeidsprosesser. Avdelingen vil blant annet undersøke hvor mye tid løsningen kan spare, hvor gode resultatene er, og om den gir tilstrekkelig verdi til å videreutvikles. Tilgangsstyring, personvern og kontroll med handlingene de digitale hjelperne utfører, må også verifiseres.

Vi må slutte å gjette og begynne å måle. Først når vi har testet løsningen på faktiske arbeidsprosesser, kan vi ta stilling til om den gir nok verdi til å skaleres videre, sier Ingebrigtsen.

Innbyggerne skal merke resultatene

Målet med kommunens deltakelse på et hackathon er ikke først og fremst at innbyggerne skal legge merke til selve arrangementet.

De skal merke resultatene: enklere tjenester, raskere behandling, medarbeidere med bedre oversikt og mer tid til oppgavene som faktisk krever mennesker, sier Ingebrigtsen.

Arbeidet bidrar samtidig til at kommunen bygger egen kompetanse og kan løse flere utfordringer selv, i stedet for alltid å vente på at andre skal utvikle løsningene.

Ragnhild Sjåvik Torbjørnsen. Ingunn Strand

Vil være med og forme løsningene

I løpet av de neste tre til fem årene ønsker Ingebrigtsen at Kristiansund fortsatt skal være en kommune som ikke bare kjøper digitale løsninger, men også er med på å forme dem. Ambisjonen er at flere løsninger som starter med et lokalt problem i Kristiansund, skal kunne tas i bruk av kommuner andre steder i landet. Avdelingen vil også videreutvikle et fagmiljø der kunstig intelligens, automatisering og tjenesteutvikling brukes på en ansvarlig måte for å frigjøre kapasitet og forbedre tjenestene.

Utviklerne Evy Jeanett Haaland (th) og Alida Hjelljord trives godt med jobben de har hatt denne uken. Ingunn Strand

Kristiansund er allerede kjent som et sted der det er mulig å utvikle offentlig sektor, ikke bare administrere den. Det er viktig for oss å ta vare på denne posisjonen, sier Ingebrigtsen.

For å lykkes trenger avdelingen tillit og handlingsrom til å eksperimentere, også når svaret ikke er kjent på forhånd. Den er også avhengig av fagmiljøer som slipper utviklerne og designerne tett på problemene, en ledelse som aksepterer at ikke alle ideer vil lykkes, og samarbeidspartnere som ønsker å bygge løsninger sammen med kommunen.

Vi har allerede mye av dette. Derfor er det viktig at vi fortsetter å vise at vi leverer på tilliten vi har fått. Den viktigste ressursen er kombinasjonen av dyktige mennesker, reelle problemer og rom til å prøve, sier Ingebrigtsen.

I arbeidet med artikkelen har verktøyet ChatGPT vært benyttet.