Kommunen ønsker å få oversikt over fysisk arkivmateriale som finnes i virksomheter, bygg, lagerrom og andre steder – både i kommunale enheter og hos andre som kan oppbevare arkiv av betydning.
Vi oppfordrer derfor ansatte, ledere, enheter/etater, samarbeidspartnere og privatpersoner til å melde fra dersom de kjenner til eller finner fysisk arkivmateriale.
Hva kan være et fysisk arkiv?
Fysisk arkiv kan for eksempel være:
- permer, mapper og saksdokumenter
- protokoller, møtebøker og journaler
- tegninger, kart og planer
- eldre pasient-/elev-/klientdokumentasjon (der dette er aktuelt)
- foto, mikrofilm eller annet dokumentasjonsmateriale
- esker med papirer lagret i kjeller, loft, lager eller kontor
Hvorfor er dette viktig?
Arkivmateriale kan inneholde viktig dokumentasjon for:
- innbyggernes rettigheter
- kommunens historikk og forvaltning
- lovpålagt dokumentasjon og etterprøvbarhet
For å sikre at dokumentasjonen blir tatt vare på riktig, er det viktig at arkivtjenesten får beskjed så tidlig som mulig.
Meld inn arkiv her
Hvis du har funnet eller kjenner til fysisk arkivmateriale, ber vi deg bruke skjemaet under:
Innmelding av fysisk arkiv - Har du funnet fysisk (eller digitalt) arkivmateriale? – Fill out form
Du trenger ikke være sikker på om materialet er bevaringsverdig før du melder inn. Det viktigste er at vi får informasjonen, så vurderer arkivtjenesten dette videre.
Takk for at du bidrar til å ta vare på viktig dokumentasjon.