Skriveregler for sakstitler og dokumentbeskrivelse
Skriveregler for sakstitler og dokumentbeskrivelse
Felles og ensartede skriveregler for saks- og dokumentbeskrivelser i Public 360 er viktig. Det sikrer en enkel, hurtig og nøyaktig gjenfinning av dokumenter. Sakstittelen skal være dekkende for alle kommende dokumenter i saken. Dokumentbeskrivelsen skal være dekkende for det aktuelle dokumentet.
Sakstittelen skal være dekkende for alle kommende dokumenter i saken.
Dokumentbeskrivelsen skal være dekkende for det aktuelle dokumentet.
Språk
Unngå bruk av anførselstegn, kolon, komma osv. Bruk heller bindestrek eller stor bokstav for å markere tittel og lignende
Unngå bruk av punktum etter forkortelser i sakstittel eller dokumentbeskrivelse
Kun norsk bokmål skal benyttes. Unntak er prosjektnavn, enkelte fremmedspråklige faguttrykk, organisasjonsnavn og lignende som ikke naturlig kan oversettes
Det norske alfabet benyttes uten apostrofer, tødler osv.
Sakstittel
Dette skal være en dekkende beskrivelse av hele saken (alle sakens dokumenter). Det er viktig å få med hvilken type sak det er og hva den omhandler:
Høring – Hele tittel på høringen Eks: Høring – Ny skoglov
Klage – Hva klagen dreier seg om og hvem som klager Eks: Klage – Import av epler – Saftfabrikken ASA
Dokumentbeskrivelse
Beskriver det enkelte dokument i saken. Dokumentbeskrivelsen skal være slik at den lett identifiserer dokumentet og at den sørger for å skille dokumentene i saken fra hverandre. Det er ulike beslutningsposisjoner for de enkelte dokumentene :
Undersøkelser/beskrivelser - hvilken type undersøkelse eller beskrivelse behandles, av hva: Analyse av.., Befaring av.., Besiktigelse av.., Beskrivelse av.., Forsøk med.., Informasjon om …, Inspeksjon av.., Kontroll av.., Måling av.., Observasjon av.., Orientering om.., Overvåkning av.., Redegjørelse for.., Studium av.., Undersøkelse av..
Anmodninger/tilrådninger - hvilken type henstilling om, å gjøre hva, vedrørende hva: Anbefaling om.., Anmodning om.., Begjæring om.., Forespørsel om.., Forslag om.., Forslag til.., Henstilling om.., Innbydelse til.., Innstilling om.., Invitasjon til.., Oppfordring til.., Søknad om.., Tilbud på.., Tilrådning om..
Pålegg/vedtak - hvilken type pålegg, å gjøre hva, vedrørende hva: Anvisning av.., Avgjørelse om.., Beslutning om.., Bestemmelse om.., Innkallelse til.., Instruks om.., Pålegg om.., Påbud om.., Vedtak om..
Rammesvar/avgjørelser i et regelverk - hvilken type henstilling om, å gjøre hva, vedrørende hva: Anbefaling om.., Anmodning om.., Begjæring om.., Forespørsel om.., Forslag om.., Forslag til.., Henstilling om.., Innbydelse til.., Invitasjon til.., Oppfordring til.., Søknad om.., Tilbud på.., Tilrådning om..
Andre benevnelser i denne sammenheng kan være:
Innspill Eks: Innspill til handlingsplan for modernisering
Merknader til Eks: Merknader til rapport om dyrehelse
Høringsuttalelse Eks: Høringsuttalelse – Ny skoglov
Høringsbrev – U-dok Eks: Høringsbrev – Ny skoglov
Høringsbrev – I-dok Eks: Høringsbrev – Alkoholloven
Høringssvar Eks: Høringssvar - Alkoholloven
Oversendelse Eks: Oversendelse av rapport om dyrehelse
Forkortelser i sakstittel eller dokumentbeskrivelse
Forkortelser skal brukes i minst mulig grad for å sikre god søkbarhet. Men noen unntak finnes:
Norges offentlige utredninger: NOU Eks: NOU 2003:30
Gårds- og bruksnummer: uten punktum - gnr x bnr 3. Eksempel: "gnr 3 bnr 222".
Dato i sakstittel eller dokumentbeskrivelse
Enkel datobeskrivelse: ddmmåå Eks: 170504
– unntak er dato for forskrifter og lover: Forskrift av dd. måned åååå nr xx … Eks: Forskrift av 10. oktober 1996 nr 997 om grenseverdier for rester av veterinær-preparater i næringsmidler av animalsk opprinnelse
Datointervall: ddmmåå - ddmmåå Eks: 170504 – 190504
Indikasjon på år: åååå Eks: 2004
Årsintervall: åååå – åååå Eks: 2004 – 2005
Avsender / mottaker (adresseregisteret)
Folkeregisteret og Enhetsregisteret (kontaktregisteret i Public 360) i Svar-Ut benyttes i størst mulig grad.
Sjekk før du legger til ny avsender/mottaker at denne ikke finnes i kontaktregisteret fra før!
Pengebeløp skal ikke fremgå i sakstittel eller dokumentbeskrivelse.